Организация деловых встреч

Деловые мероприятия являются важным элементом для ведения и развития бизнеса, укрепления репутации компании, обмена знаниями и опытом.

К деловым встречам относятся различные конференции, семинары, форумы, переговоры и любые мероприятия.

Подобные мероприятия имеют большое влияние при решении внутренних задач и взаимодействии с партнерами и заказчиками. Поэтому принято подходить к их организации на высоком уровне.

Среди задач деловых встреч выделяют:

• продвижение нового товара или услуги;
• поиск новых заказчиков, партнеров, подрядчиков;
• повышения имиджа компании, узнаваемость.

Рассмотрим основные особенности и этапа организации любых деловых встреч.

Содержание статьи:

1. Разновидности деловых встреч
2. Условия для проведения эффективной деловой встречи
3. Этапы организации деловых встреч

Разновидности деловых встреч

Деловые встречи различаются по масштабу, целям, решаемым проблемам, количеству участников и бывают следующих видов:

1. Внутренние и внешние. Внутренние встречи проводятся внутри компании. В них участвуют сотрудники одного отдела, коллеги разных филиалов предприятия и т.д. Внешние предполагают участие во встрече нескольких разных организаций и их руководителей в том числе. В таких случаях лучше организовывать и проводить деловые переговоры, круглые столы, брифинги.
2. Официальные и неофициальные встречи. В первом случае встреча предполагает подписание различной документации, договоров, деловых бумаг. Неофициальные встречи в основном предполагают знакомство и неформальное общение.
3. Формальные и неформальные встречи. Формальное мероприятие предполагает наличие конкретной цели, протокол, дресс-код. Неформальные мероприятия не носят конечной цели и используются, например, для сплочения коллектива.

Условия для проведения эффективной деловой встречи

Для того, чтобы провести успешную встречу или мероприятия, их организация предполагает соблюдение некоторых условий и определенного подхода.

1. Встреча должна иметь интересную и актуальную для всех участников тему.
2. Доверие присутствующих участников друг к другу.
3. Качественная и профессиональная подготовка.
4. В учет должны быть взяты все интересы и дополнительные пожелания участников.
5. Согласие на компромиссы со стороны обеих сторон.
6. Хорошее оснащение помещения.
7. Качественный, емкий доклад по теме встречи.
8. Соблюдение сроков.

Этапы организации деловых встреч

Организация делового мероприятия предполагает соответствующие этапы:

• Формат встречи. В начале необходимо определиться с видом проведения встречи перед началом подготовки и создать общий план работы.
• Аренда площадки. При выборе места, удобного для всех участников, важно учитывать несколько моментов: расположенность места, его транспортная доступность, размер. Чаще всего используются конференц-залы, переговорные, кабинеты для проведения собраний.
• Расходные материалы. Необходимо обеспечить участников встречи необходимыми предметами: бумага, ручки, маркеры, флипчарты, доски и прочее оборудование.
• Настройка технического оборудования. При необходимости нужно заранее подготовить проектор, компьютер, экран, технику для синхронного перевода и другое оборудование для качественной коммуникации и выступления.
• Оформление раздаточных материалов: буклеты, визитки, брошюры, список спикеров и выступающих, план встречи, документы и все, что может понадобится для переговоров.
• Бронирование отеля или гостиницы для участников встречи из другого города, их размещение, трансфер, встреча и проводы.
• Организация транспорта для всех участников встречи.
• Организация кейтеринга, фуршета, кофе-брейков, банкетов.
• Дальнейшая координация встречи, следование плану, устранение форс-мажоров.

При организации деловых встреч необходимо уделять внимание подбору компетентных спикеров и квалифицированных специалистов, придерживаться таймингов и плана повестки совещания, чтобы мероприятие прошло эффективно, информация была достоверная, поставленные цели были достигнуты.

Как правило, помимо решения организационных моментов, компании нужно своевременно уведомить своих деловых партнеров о дате, времени, месте и целях проведения делового мероприятия или встречи. Таким образом, данный ход позволит обеим сторонам конференции достаточно подготовиться к ней, изучить все вопросы и спланировать свое время.

Правильная и грамотная организация мероприятия позволит достичь поставленных целей и принесет эффективный результат для обеих сторон переговоров. Поэтому организацию и проведение деловой встречи лучше всего доверить профессиональным агентствам. Это позволит сэкономить ваше время и даст возможность сконцентрироваться на выполнении основной деятельности компании, поскольку такие компании предлагают сразу целый комплекс услуг и готовы разработать индивидуальный план проведения мероприятия под каждую конкретную ситуацию. К тому же, пропадает необходимость в коммуникации с разными исполнителями для организации встречи - всем этим займется специальное агентство.

Наше агентство делового туризма Mriya Travel & Logistics имеет большой опыт организации деловых мероприятий, совещаний и конференций любого уровня и масштаба. Оставить заявку можно онлайн на сайте или по телефону.