К деловым встречам относятся различные конференции, семинары, форумы, переговоры и мероприятия.
Подобные мероприятия имеют большое влияние при решении внутренних задач и взаимодействии с партнерами и заказчиками.
Среди задач деловых встреч выделяют:

• продвижение нового товара или услуги;
• поиск новых заказчиков, партнеров, подрядчиков;
• повышения имиджа компании, узнаваемость.

Рассмотрим основные особенности и этапа организации любых деловых встреч.

Содержание статьи:

• Разновидности деловых встреч
• Условия для проведения эффективной деловой встречи
• Этапы организации деловых встреч

Условия для проведения эффективной деловой встречи

Для того, чтобы провести успешную встречу или мероприятия, их организация предполагает соблюдение некоторых условий.

1. Встреча должна иметь интересную и актуальную для всех участников тему.
2. Доверие участников друг к другу.
3. Качественная и профессиональная подготовка.
4. В учет должны быть взяты все интересы и пожелания участников.
5. Согласие на компромиссы со стороны обеих сторон.
6. Хорошее оснащение помещения.
7. Качественный, емкий доклад по теме встречи.

Этапы организации деловых встреч

Организация делового мероприятия предполагает следующие этапы:

• Формат встречи. В начале необходимо определиться с видом проведения встречи перед началом подготовки и создать общий план работы.
• Аренда площадки. При выборе места, удобного для всех участников, важно учитывать несколько моментов: расположенность места, его транспортная доступность, размер. Чаще всего используются конференц-залы, переговорные, кабинеты для проведения собраний.
• Расходные материалы. Необходимо обеспечить участников встречи необходимыми предметами: бумага, ручки, маркеры, флипчарты, доски и прочее оборудование.
• Настройка технического оборудования. При необходимости нужно заранее подготовить проектор, компьютер, экран, технику для синхронного перевода и другое оборудование для качественной коммуникации и выступления.
• Оформление раздаточных материалов: буклеты, визитки, брошюры, список спикеров и выступающих, план встречи, документы и все, что может понадобится для переговоров.
• Бронирование отеля или гостиницы для участников встречи из другого города, их размещение, трансфер, встреча и проводы.
• Организация транспорта для всех участников встречи.
• Организация кейтеринга, фуршета, кофе-брейков, банкетов.
• Дальнейшая координация встречи, следование плану, устранение форс-мажоров.

При организации деловых встреч необходимо уделять внимание подбору компетентных спикеров и квалифицированных специалистов, придерживаться таймингов и плана повестки совещания, чтобы мероприятие прошло эффективно, информация была достоверная, поставленные цели были достигнуты.
Как правило, помимо решения организационных моментов, компании нужно своевременно уведомить своих деловых партнеров о дате, времени, месте и целях проведения делового мероприятия или встречи. Такой ход позволит обеим сторонам конференции подготовиться к ней, изучить все вопросы и спланировать свое время.

Правильная и грамотная организация мероприятия позволит достичь поставленных целей и принесет эффективный результат для обеих сторон переговоров. Поэтому организацию и проведение деловой встречи лучше всего доверить профессиональным агентствам. Это позволит сэкономить ваше время и даст возможность сконцентрироваться на выполнении основной деятельности компании, поскольку такие компании предлагают сразу целый комплекс услуг и готовы разработать индивидуальный план проведения мероприятия под каждую конкретную ситуацию. К тому же, пропадает необходимость в коммуникации с разными исполнителями для организации встречи - всем этим займется специальное агентство.

Наше агентство делового туризма Mriya Travel & Logistics имеет большой опыт организации деловых мероприятий, совещаний и конференций любого уровня и масштаба.